Description review
Executive Assistant (m/w/d) für den CEO
Rochus Mummert digital GmbH · Tübingen · back to the listing
HR standards
54/100
needs work
Title ↔ description
94/100
strong
Reads as
Executive Assistant
100% confident
What this role officially is
executive assistant — ESCO, the EU occupation classification
Executive assistants are advanced administrative professionals who work with top-level executives or in international facilities in various industries. They organise meetings, organise and maintain files, arrange travel, train staff members, communicate in other languages, and manage the day-to-day operations of the office.
Also known as: foreign language assistant, foreign language correspondent executive assistant, executive secretary, personal executive assistant, senior administrative secretary, assistant manager
How others title the same work
Large employers
- Executive Assistant / Corporate Administrator Canonical
- Executive Assistant / Corporate Administrator Canonical Ltd.
- Senior Executive Assistant, Global Customer Solutions | United States | PST or MST | Remote Grafana Labs
Startups
- Founder’s Office - Intern Cityfurnish
What the listing never says
- 16 bullet points. Long requirement lists deter qualified candidates, who read them as hard gates. Scope clarity
- No section describes what the person would actually do. Scope clarity
- No pay range published. Candidates cannot tell whether applying is worth their time. Pay transparency
- No location or timezone policy stated, so a candidate cannot tell where they may work from. Scope clarity
The listing, marked up
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Unser Mandant ist ein führender Anbieter von Dienstleistungen zur Instandhaltung unterirdischer Infrastruktur in Nordeuropa mit europaweiter Marktpräsenz. Die deutsche Niederlassung beschäftigt ca. 800 Mitarbeitende und erzielt einen Umsatz von rund 100 Millionen Euro jährlich. Die Organisation wächst dynamisch durch Akquisitionen und entwickelt ihre Strukturen, Prozesse und zentralen Funktionen kontinuierlich weiter. Die Zusammenarbeit ist direkt, pragmatisch, bodenständig und respektvoll. Für den CEO der deutschen Landesgesellschaft suchen wir eine unternehmerisch denkende und umsetzungsstarke Persönlichkeit als Executive Assistant (m/w/d).
Aufgaben
Als Executive Assistant (m/w/d) sind Sie die organisatorische Schaltzentrale der deutschen Holding. Sie halten dem CEO den Rücken frei, schaffen Struktur in einem dynamischen Umfeld und sorgen dafür, dass aus Entscheidungen konkrete Ergebnisse werden.
• Sie organisieren und priorisieren den anspruchsvollen Kalender des CEO und koordinieren Termine, Meetings, Geschäftsreisen und Veranstaltungen.
• Sie strukturieren Themen, Entscheidungen und offene Punkte, bereiten Besprechungen vor und verfolgen die Umsetzung konsequent nach.
• Sie erstellen Präsentationen, Auswertungen, Entscheidungsvorlagen und weitere Managementunterlagen.
• Sie koordinieren die Zusammenarbeit mit dem CFO, COO, den Geschäftsführungen der Beteiligungsunternehmen, externen Dienstleistern und weiteren Stakeholdern.
• Sie übernehmen vielfältige Sonderprojekte, unter anderem in den Bereichen Post-Merger-Integration, HR, Einkauf sowie Messen und Veranstaltungen und wirken beim Aufbau von Strukturen sowie Prozessen mit.
Qualifikation
• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und bringen mehrjährige Berufserfahrung in einer eigenständigen Assistenz-, Operations-, Projektmanagement- oder kaufmännischen Schnittstellenfunktion mit.
• Sie organisieren sich und andere sehr strukturiert, setzen klare Prioritäten und behalten auch bei einer hohen Themenvielfalt den Überblick.
• Sie treiben Aufgaben eigenständig voran, bleiben verbindlich am Ball und bringen Themen konsequent bis zum Abschluss.
• Sie besitzen ein breites kaufmännisches Grundverständnis, denken unternehmerisch und können wirtschaftliche Zusammenhänge einschätzen.
• Sie kommunizieren sicher auf Deutsch und auf Englisch (B2) sowie souverän, verbindlich und adressatengerecht mit unterschiedlichen Stakeholdern.
• Sie arbeiten sicher mit den gängigen Microsoft 365 Produkten, treten diskret und vertrauenswürdig auf und bringen die Bereitschaft zu regelmäßigen Dienstreisen mit.
Benefits
• Großer Gestaltungsspielraum: Sie bauen Strukturen aktiv mit auf und gestalten die Zukunft der deutschen Holding.
• Sichtbare Wirkung: Als zentrale Vertrauensperson des CEO bewegen Sie Themen und schaffen konkrete Ergebnisse.
• Attraktives Paket mit Feingehalt, Firmenwagen und 30 Urlaubstage bei einer 40-Stunden-Woche.
• Flexibles Arbeiten: Mobiles Arbeiten und kurze Entscheidungswege in einer direkten, pragmatischen Unternehmenskultur.
• Zukunftssichere Perspektive: Sie arbeiten in einer krisenfesten, wachstumsstarken Branche mit langfristig stabilem Bedarf und sicheren Zukunftsperspektiven.
Sie möchten als Executive Assistant nicht nur organisieren, sondern in einem gesund wachsenden Unternehmen Verantwortung übernehmen, Themen vorantreiben und sichtbare Ergebnisse schaffen? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung: Ihr Lebenslauf genügt.
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Aufgaben
Als Executive Assistant (m/w/d) sind Sie die organisatorische Schaltzentrale der deutschen Holding. Sie halten dem CEO den Rücken frei, schaffen Struktur in einem dynamischen Umfeld und sorgen dafür, dass aus Entscheidungen konkrete Ergebnisse werden.
• Sie organisieren und priorisieren den anspruchsvollen Kalender des CEO und koordinieren Termine, Meetings, Geschäftsreisen und Veranstaltungen.
• Sie strukturieren Themen, Entscheidungen und offene Punkte, bereiten Besprechungen vor und verfolgen die Umsetzung konsequent nach.
• Sie erstellen Präsentationen, Auswertungen, Entscheidungsvorlagen und weitere Managementunterlagen.
• Sie koordinieren die Zusammenarbeit mit dem CFO, COO, den Geschäftsführungen der Beteiligungsunternehmen, externen Dienstleistern und weiteren Stakeholdern.
• Sie übernehmen vielfältige Sonderprojekte, unter anderem in den Bereichen Post-Merger-Integration, HR, Einkauf sowie Messen und Veranstaltungen und wirken beim Aufbau von Strukturen sowie Prozessen mit.
Qualifikation
• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und bringen mehrjährige Berufserfahrung in einer eigenständigen Assistenz-, Operations-, Projektmanagement- oder kaufmännischen Schnittstellenfunktion mit.
• Sie organisieren sich und andere sehr strukturiert, setzen klare Prioritäten und behalten auch bei einer hohen Themenvielfalt den Überblick.
• Sie treiben Aufgaben eigenständig voran, bleiben verbindlich am Ball und bringen Themen konsequent bis zum Abschluss.
• Sie besitzen ein breites kaufmännisches Grundverständnis, denken unternehmerisch und können wirtschaftliche Zusammenhänge einschätzen.
• Sie kommunizieren sicher auf Deutsch und auf Englisch (B2) sowie souverän, verbindlich und adressatengerecht mit unterschiedlichen Stakeholdern.
• Sie arbeiten sicher mit den gängigen Microsoft 365 Produkten, treten diskret und vertrauenswürdig auf und bringen die Bereitschaft zu regelmäßigen Dienstreisen mit.
Benefits
• Großer Gestaltungsspielraum: Sie bauen Strukturen aktiv mit auf und gestalten die Zukunft der deutschen Holding.
• Sichtbare Wirkung: Als zentrale Vertrauensperson des CEO bewegen Sie Themen und schaffen konkrete Ergebnisse.
• Attraktives Paket mit Feingehalt, Firmenwagen und 30 Urlaubstage bei einer 40-Stunden-Woche.
• Flexibles Arbeiten: Mobiles Arbeiten und kurze Entscheidungswege in einer direkten, pragmatischen Unternehmenskultur.
• Zukunftssichere Perspektive: Sie arbeiten in einer krisenfesten, wachstumsstarken Branche mit langfristig stabilem Bedarf und sicheren Zukunftsperspektiven.
Sie möchten als Executive Assistant nicht nur organisieren, sondern in einem gesund wachsenden Unternehmen Verantwortung übernehmen, Themen vorantreiben und sichtbare Ergebnisse schaffen? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung: Ihr Lebenslauf genügt.
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